Welcome bạn đến với day 86 trên hành trình cùng mình thay đổi cách tiêu thụ nội dung có chọn lọc hơn mỗi ngày.

SooWei Goh (Suie) là 1 anh bạn trẻ 21 tuổi đang điều hành doanh nghiệp tư vấn đạt doanh thu trên 3 triệu $ mỗi năm, đồng thời vẫn hoàn thành chương trình đại học toàn thời gian và thi đấu bóng rổ Division 1 tại London.

Nhìn vào khối lượng công việc đó, đa số chúng ta thường cho rằng câu trả lời nằm ở tính kỷ luật phi thường. Nhưng thực tế, Suie khẳng định sự khác biệt không đến từ việc anh chăm chỉ hay thông minh hơn, mà nằm ở việc anh sở hữu 1 hệ thống làm việc tối ưu hóa đầu ra với mức đầu vào thấp nhất.

Mình thấy nhiều người rất dễ rơi vào bẫy làm việc 12h mỗi ngày nhưng vẫn cảm thấy chưa hoàn thành xong việc, chỉ vì đang phân tán năng lượng và vận hành thời gian sai cách.

Việc hiểu rõ cách thiết lập lại nhịp làm việc sẽ giúp chúng ta nhận ra mình đã lãng phí năng lượng vào những việc không tạo ra giá trị như thế nào.

Nếu bạn quan tâm đến việc xây dựng 1 hệ thống tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc thực tế, hãy dành 2--3 phút để đọc bài viết nhé!

~

1. Quy luật Parkinson và Giao thức công việc sâu 3 tiếng (Deep Work Protocol)

Suie không làm việc 12h một ngày mà chỉ tập trung từ 5- 7h.

Em zai này áp dụng Quy luật Parkinson: nếu bạn cho bản thân 1 tuần để làm công việc kéo dài 1h, bạn sẽ kéo dài thời gian, phức tạp hóa vấn đề và trì hoãn cho đến sát thời hạn.

Giao thức của cậu là tạo ra 1 phiên làm việc sâu 3h không gián đoạn vào buổi sáng, chia làm 2 khung giờ (đặt đồng hồ đếm ngược 1,5h làm việc -> nghỉ 5 phút uống nước -> đặt tiếp 1,5h).

Để bước vào trạng thái dòng chảy (flow state), cậu đã duy trì 1 chu trình cố định buổi sáng: thiền 10 phút, viết nhật ký biết ơn và bắt đầu làm việc ngay lập tức không chần chừ, đồng thời tắt toàn bộ điện thoại và chặn mọi thông báo.

Đừng đo lường sự chăm chỉ bằng số giờ ngồi trước máy tính. Hãy áp dụng Quy luật Parkinson bằng cách siết chặt khung thời gian cho từng nhiệm vụ.

Hãy cài đặt 1 quy trình khởi động cố định cho buổi sáng để não bộ tự động chuyển sang chế độ làm việc mà không tốn năng lượng đấu tranh tư tưởng.

Khi bắt đầu phiên làm việc sâu, hãy coi sự xao nhãng nhỏ nhất là rào cản phá hỏng toàn bộ hiệu suất.

~

2. Loại bỏ Danh sách việc cần làm (To-Do List) và Triệt tiêu Tồn dư nhiệm vụ (Task Residue)

Việc lấp đầy danh sách việc cần làm (to-do list) chỉ mang lại cảm giác bận rộn ảo chứ không thực sự giúp công việc tiến về phía trước.

Mỗi khi bạn chuyển đổi giữa các loại nhiệm vụ khác nhau (ví dụ từ lên ý tưởng sang viết kịch bản), não bộ phải sử dụng các vùng chức năng khác nhau và để lại "tồn dư nhiệm vụ" (task residue).

Sự tồn dư này khiến não bộ bị phân tán và không thể tập trung 100% vào công việc mới. Thay vì ôm đồm nhiều việc, Suie gom các việc cùng loại thành từng khối lớn (batching): dành trọn 1,5h đầu chỉ để lên ý tưởng và 1,5h sau chỉ để viết kịch bản.

Người làm việc hiệu quả nhất không phải là người làm nhiều việc nhất, mà là người biết ưu tiên tốt nhất. Từ bỏ thói quen nhảy qua nhảy lại giữa các đầu việc khác nhau trong cùng một khoảng thời gian.

Hãy phân loại và gom nhóm các công việc có cùng bản chất để xử lý dứt điểm trong 1 khung giờ, giúp loại bỏ tồn dư nhiệm vụ và giữ cho tâm trí luôn sắc bén.

~

3. Phân định Lịch Nhà sản xuất (Maker) - Nhà quản lý (Manager) & Chiến thuật xếp lịch ngược

Lịch làm việc được chia làm 2 trạng thái: Ngày Nhà quản lý (Manager day) bao gồm các cuộc họp, trao đổi với nhóm hay khách hàng và Ngày Nhà sản xuất (Maker day) dành cho công việc sáng tạo, nghiên cứu hoặc tạo ra sản phẩm cốt lõi.

Gom các cuộc họp liên tục không khoảng trống vào các ngày cố định (như thứ Tư và thứ Sáu) giúp tránh lãng phí những khoảng nghỉ 1h giữa các cuộc họp.

Trong 1 ngày làm việc hỗn hợp, Suie ưu tiên thời gian Nhà sản xuất (Maker time) vào buổi sáng khi năng lượng ở mức 100%. Các cuộc họp được xếp ngược từ cuối ngày lên (từ 19 giờ lùi về 18 giờ, 17 giờ, 16 giờ), bởi vì việc trao đổi chỉ cần 60--70% năng lượng não bộ nhưng vẫn đạt hiệu quả tốt.

Đừng bao giờ xếp 1 cuộc họp vào giữa khoảng thời gian sáng tạo cao điểm của bạn. Nhận biết "chiếc mũ" bạn đang đội là Nhà sản xuất hay Nhà quản lý để phân bổ năng lượng hợp lý.

Hãy dành nguồn năng lượng sung mãn nhất của não bộ vào buổi sáng cho những việc quan trọng giúp phát triển doanh nghiệp hay sự nghiệp, và đẩy các công việc giao tiếp ít tốn não hơn về cuối ngày.

~

4. Bài toán Chi phí cơ hội (Opportunity Cost) và Cắt giảm cuộc họp thừa

Các cuộc họp định kỳ lặp lại thường không mang lại giá trị thực tế và làm lãng phí thời gian quan trọng của doanh nghiệp.

Suie đưa ra công thức tính chi phí cơ hội của cuộc họp: nếu 1 nhóm có 12 người với mức thù lao 100$/h, 1 cuộc họp kéo dài 1h sẽ tiêu tốn trực tiếp 1.200$.

Các cuộc họp chỉ thực sự cần thiết khi có sự thiếu rõ ràng hoặc lệch hướng chỉ đạo. Nếu vấn đề có thể giải quyết bằng 1 đoạn video ngắn qua Loom hay 1 tin nhắn, việc tổ chức cuộc họp là 1 sự lãng phí tài nguyên lớn.

Học cách nói "Không" với những cuộc họp không cần thiết là cách bạn bảo vệ các đầu công việc thực sự. Mọi quyết định phân bổ thời gian đều đi kèm với chi phí cơ hội.

Trước khi lên lịch hoặc tham gia 1 cuộc họp, hãy luôn tự hỏi bản thân xem vấn đề này có thể giải quyết qua văn bản hay không, và liệu khoản đầu tư thời gian đó có mang lại giá trị tương xứng hay không.

~

5. Kiểm soát Ngưỡng Dopamine (Dopamine Baseline) và Xem điện thoại như 1 "Vũ khí"

Những thói quen tiêu thụ thông tin kích thích cao làm nâng cao ngưỡng dopamine cơ bản, khiến các công việc quan trọng nhưng nhàm chán trở nên khó thực hiện hơn.

Suie coi chiếc điện thoại như 1 "vũ khí" có thể gây hại cho khả năng tập trung mỗi khi cầm lên. Anh quản lý điện thoại bằng cách tắt toàn bộ thông báo, để chế độ Không làm phiền (Do Not Disturb), chuyển màn hình sang màu xám nhạt (dull color) để giảm bớt sự hấp dẫn.

Đồng thời, anh thanh lọc nguồn thông tin tiêu thụ, hủy theo dõi những nội dung kém chất lượng và học cách chấp nhận sự nhàm chán để hồi phục não bộ.

Mức độ thành công của bạn phụ thuộc vào chất lượng của những thông tin bạn nạp vào mỗi ngày. Hãy chủ động thiết lập rào cản vật lý giữa bạn và chiếc điện thoại để bảo vệ khả năng tập trung sâu.

Khi bạn học cách làm quen với sự im lặng và loại bỏ các nguồn kích thích dopamine rác, những công việc đòi hỏi sự kiên trì sẽ trở nên dễ dàng và tự nhiên hơn rất nhiều.

~

Và thông điệp mà mình muốn nhắn nhủ tới bạn là:

Năng suất thực sự không đến từ việc bạn gồng mình làm việc nhiều giờ hơn, mà nằm ở 1 hệ thống thông minh giúp tối đa hóa kết quả với mức đầu vào tối ưu nhất.

Bảo vệ sự tập trung và thời gian của bản thân chính là khoản đầu tư có lợi nhuận cao nhất cho tương lai của bạn.

~

Để bắt đầu loại bỏ sự lãng phí thời gian và tái cấu trúc hệ thống làm việc, chúng ta có thể thực hiện 3 hành động nhỏ sau:

Vệ sinh giao diện điện thoại: Dành 5 phút tắt toàn bộ thông báo ứng dụng không quan trọng, bật chế độ Không làm phiền và chuyển màn hình điện thoại sang màu xám để giảm kích thích dopamine.
Cắt giảm danh sách công việc: Dành 5 phút xem lại danh sách việc cần làm hôm nay, chọn ra duy nhất 1 nhiệm vụ quan trọng nhất mang lại giá trị cao và gom các việc nhỏ lẻ cùng loại để xử lý trong 1 khung giờ riêng.
Thực hành xếp lịch ngược: Dành 5 phút kiểm tra lịch làm việc ngày mai, đẩy toàn bộ các cuộc hẹn hoặc trao đổi ngắn về cuối buổi chiều và dành trọn vẹn khung giờ buổi sáng cho công việc sáng tạo sâu.

~

Hãy chia sẻ bài viết này nếu bạn cảm thấy nó hữu ích.

Follow mình để cùng nhau biến những đúc kết nhỏ thành hành động thay đổi cuộc sống.

See u guys !🙋‍♂️

Nguyễn Nhất Long

Nguyễn Nhất Long

Nguyễn Nhất Long

Diễn đàn học sinh

Chuyên Biên Hòa